CON MS SHAREPOINT
La Gestión Documental de AuraPortal BPMS es la de Microsoft SharePoint mejorada con algunas funciones para facilitar su manejo y ampliar sus posibilidades de enlace con otros elementos informativos.

El control de documentos de SharePoint es uno de los más potentes, completos y flexibles que existen en el mundo y además, cuenta con la ventaja de ser de Microsoft, lo que garantiza, tanto la optimización dentro del sistema operativo Windows como las futuras evoluciones al más alto nivel. Algunas funciones y aspectos de la misma se citan a continuación.

1. Creación automática de bibliotecas. La creación y ubicación automática de bibliotecas es una herramienta exclusiva de AuraPortal BPMS.
    

2. Gran capacidad. Soporta un número prácticamente ilimitado de documentos: hasta 2 millones de documentos por biblioteca y hasta 1.000 bibliotecas. Todo ello en un solo Sitio. Si fuese necesario se pueden crear más Sitios dentro de AuraPortal BPMS.
   

3. Creación, revisión e ingreso de documentos. Los documentos se pueden crear con cualquier sistema, tanto mediante un editor como mediante el lector+OCR (scanner + reconocedor de caracteres) que lleva incluido AuraPortal BPMS. Su incorporación a las correspondientes bibliotecas es inmediata.
    

4. Multitud de formatos. Los documentos no han de ser necesariamente textos e imágenes. Se manejan igualmente las plantillas, formularios, listas, tablas, etc.
    

5. Revisión y Aprobación. Se pueden establecer circuitos de revisión y aprobación, tanto simples como múltiples y tanto en serie como en paralelo. Los sistemas que proporciona AuraPortal BPMS para esta circulación son innovadores y ofrecen singulares ventajas.
    

6. Visados con firmas digitales en los documentos. Incorpora la mecánica de la firma digital.
    

7. Archivística. El archivo de los documentos en las bibliotecas permite múltiples clasificaciones, tanto preconfiguradas como definibles por el usuario. Ello permite definir y utilizar diversas vistas para localizar al instante los documentos buscados en función de las características diferenciadoras utilizadas.
    

8. Enlaces. Tanto los documentos a título individual como las bibliotecas se pueden enlazar con otros elementos informativos, por ejemplo, otros documentos, proyectos, expedientes, empleados, cuentas, ficheros, tareas, etc.
    

9. Suscripción. Si un documento en una biblioteca sufre una modificación, el sistema envía un aviso de manera automática a los usuarios incluidos en la lista de suscriptores de esa biblioteca para que puedan revisar el nuevo documento.
    

10. Versionado. Existe un seguimiento automático de versiones si se desea.
     

11. Discusiones. También es posible mantener discusiones sobre un documento entre varios usuarios mientras se elabora.
    

12. Búsquedas. Todo tipo de búsquedas: Por nombre o parte de él, por campos o características (autor, fecha de creación o modificación, destinatario, tamaño, etc.) por contenido (basta indicar la porción de texto buscada), y además mediante filtrados personalizados definidos por el usuario.
     

13. Activación y vigilancia de las acciones y responsabilidades de los empleados involucrados en los procedimientos.
     

14. Histórico de tareas que permite conocer todo lo que ha ocurrido con cada documento aunque esa información no figure en el texto ni características del documento.
     

15. Agrupación de los documentos por expedientes, proyectos y áreas con posibilidad de control de los costes asociados.
     

16. Seguridad. El acceso a las bibliotecas está controlado y restringido a los usuarios que exhiban los correspondientes permisos. Se establecen 5 niveles de acceso (pueden ampliarse o reducirse): Lector, Agregador, Editor, Aprobador y Responsable.