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SUITE DE GESTIÓN POR PROCESOS
 AuraPortal contiene una Suite de Gestión de Procesos con Reglas de Negocio formado por SOA (Service Oriented Architecture). El ciclo completo de un sistema BPM abarca cuatro etapas:                                   

1. Modelización, 2. Ejecución-Orquestación, 3. Monitorización y 4. Optimización.

Analiza los Procesos y Reglas del Negocio y utiliza el Modelizador para plasmar gráficamente la estructura y diagrama de flujos de los Procesos. Esta representación gráfica se llama Modelo de la Clase de Procesos.

AuraPortal BPMS ha adoptado para la modelización de sus Clases de Procesos el más moderno Standard internacional, llamado BPMN (Business Process Modeling Notation) de OMG. Esta notación permite ser ‘mapeada’ a BPEL4WS (Business Process Execution Lenguaje for Web Sevices), también llamado BPEL, que es el lenguaje XML standard para la ejecución de procesos. Esta posibilidad de conversión a BPEL es interesante por mantener los estándares y se encuentra disponible para los usuarios, pero aquí no se utiliza porque las mecánicas de ejecución automática de los Procesos en AuraPortal BPMS son mucho más potentes y van mucho más allá de lo que BPEL ofrece.

El Orquestador (dispositivo encargado del arranque y orquestación de todos los Procesos) regula los inicios y finales de los Procesos que funcionan concurrentemente, controlados, cada uno, por su propio Motor. Los Motores tienen en cuenta las Reglas de Negocio que se hayan definido en la empresa y activan los workflows de los usuarios para que cada uno reciba el encargo de realizar las tareas de las que es responsable en el sitio y momento oportunos y con el formato y formularios listos para realizar fácilmente su labor.

AuraPortal BPMS incluye un programa exclusivo e innovador llamado Generatriz, que se encarga de generar automáticamente a partir del Modelo, los motores de control de los Procesos sin necesidad de programación. Esta característica es netamente diferenciadora y constituye un importante atractivo del producto.

Además, hay que contar también con otras funcionalidades de gran interés como es la integración del workflow de los Procesos con otra plataforma de workflow abierto que permite la adición por el asignado de una tarea y sobre la marcha, de tareas diferentes enlazadas que, sin afectar al desarrollo del Proceso principal, añaden funcionalidades y flexibilidad lo cual permite tratar los asuntos relacionados con bloqueos, conflictos, consultas, etc. no contemplados en el desarrollo original del Proceso. Con esto queda completamente resuelto un problema ampliamente comentado de los BPM: la excesiva rigidez en algunos casos en los que, debido a situaciones imprevistas o de difícil plasmación en el Modelo, los procesos requieren más flexibilidad de la que ofrece el diseño original. Aquí AuraPortal BPM aporta una solución radicalmente innovadora y definitiva.

En cuanto a las Actividades que componen un Proceso, a modo de muestra cabe mencionar los siguientes aspectos diferenciadores de AuraPortal BPM.
 

1. Permite ingresar información específica mediante formularios que se diseñan por la empresa sin necesidad de programar. Esta información se va ingresando durante el Proceso en su lugar adecuado y está disponible para consultas, para integrarse en ejecuciones de otros Procesos y como traza para auditorías.
    

2. Ofrece gran flexibilidad para definir y adaptar los Perfiles o Roles a los Grupos de Usuarios, permitiendo un acceso muy filtrado a las distintas partes de los Procesos a través del Gestor de Peticiones.
    

3. Dispone de un sistema exclusivo de gestión de Reglas de Negocio, encaminado a una perfecta integración con los Procesos sin perder su independencia.
   

4. Incorpora, como novedad, los Subprocesos Lineales (bidireccionales) adicionalmente a los Subprocesos normales. En ellos, las Tareas especiales que los forman permiten un flujo secuencial bidireccional pudiendo avanzar (Cursar) y retroceder (Devolver) de una Tarea a otra. Esta posibilidad de ir adelante y atrás dentro de una Clase especial de Subprocesos con solo pulsar un botón tiene aplicaciones muy interesantes (por ejemplo, en los circuitos de Tareas que requieren aprobaciones de documentos) y representa una aportación importante pues permite simplificar los flujos en el Modelo y al mismo tiempo dar mayor riqueza informativa al registrar en un histórico los comentarios entre las Tareas.
   

5. Permite desviar temporalmente el workflow hacia otros empleados para recabar información o solicitar acciones mediante la creación sobre la marcha de Tareas de workflow abierto mencionadas más arriba. Esto resulta de gran utilidad para aplicar en los Procesos ciertas Reglas de Negocio que por su complejidad o su componente subjetivo resultan de imposible aplicación automática.
    

6. Se pueden producir avisos que llegan automáticamente y siempre a la persona o personas adecuadas (según el tipo de aviso producido) cuando ocurre una emergencia o problema no previsto.
   

7. Controla los tiempos, tanto por fechas como por duración, estableciendo límites si se desea y asegurando que los empleados oportunos reciban alertas y alarmas cuando esos límites están a punto de sobrepasarse o se han sobrepasado. El control de fechas y tiempos conjuga simultáneamente tres escalas: el tiempo GMT (UTC), el tiempo del servidor del sistema y el tiempo local del usuario de la terminal. De esa manera, aunque el proceso involucre a usuarios simultáneos situados en distantes partes del mundo con diferentes franjas horarias, el control se efectúa siempre de manera correcta y homogénea.
   

8. Recibe y genera Mensajes para comunicar con el exterior vía correo electrónico Exchange y Outlook.
    

9. Permite asociar los Procesos a Proyectos para ejercer un control más estructurado permitiendo la gestión de Costes e Ingresos asociada a los tres niveles: Proyectos, Procesos y Actividades. Estas asociaciones se pueden ampliar también a las otras 6 familias de AuraPortal: Empleados, Otros Procesos, Documentos, Cuentas, Ítems y Ámbitos.

Se encarga de registrar y mostrar a los responsables de los Procesos y a la gerencia de la empresa las situaciones reales (tiempos, retrasos o adelantos, desvíos respecto a patrones, costes, etc.) de todos los Procesos mientras éstos se ejecutan, sin esperar a auditorías posteriores. Para ello utiliza la información recopilada por los Puntos de Control de los Procesos. Esta información se vierte en el Cuadro de Mando que permite realizar el monitoreo o BAM (Business Activity Monitoring), y puede también enlazarse con sistemas de BI (Business Intelligence).
 

A la vista de los resultados registrados en la Monitorización, se determinan los cambios que conviene realizar en los Procesos para su mejora.